Kategorie: Digital Leadership

Die Performance-Klippe liegt vor uns

gekürzte Version

Was dauerhaftes Home Office erst erfolgreich macht

Die Pandemie hat uns einiges gelehrt. Zum einen widerlegt es das Ammenmärchen, dass MitarbeiterInnen im Home Office nichts leisten. Zum anderen sehen wir im Teleworking nunmehr eine verlockende, weil wenig kostenintensive Alternative zu teuren Büroflächen. Für viele ein absolutes Win:Win.

Doch hier halten wir Sie an zum Innehalten und warnen: nach 9 Monaten Pandemie sind vielen Führungskräften die Risiken eines raschen und wenig überlegten Switches nicht klar, da wir alle die tatsächlichen Auswirkungen einer Umstellung von In Office auf Home Office auf langfristige Sicht noch nicht gänzlich kennen. Wir wissen noch nicht, ob Mitarbeiter:innen auch nach Abklingen des Schocks auf die Pandemie weiterhin und dauerhaft produktiv und effizient arbeiten können.

Zu glauben, dass wir nach wenigen Monaten Betrieb außerhalb der üblichen Bürostrukturen alles wissen, was es für eine erfolgreiche Umstrukturierung zu wissen gibt, ist eine Annahme, die noch vielen Unternehmer:innen ein Bein stellen wird. Aus unserer langjähriger Erfahrung mit digitaler Führung wissen wir, dass es weit mehr braucht, als die Ausstattung der Mitarbeiter:innen mit ergonomischen Büromöbeln und augenschonenden Monitoren. Die wirklich tragenden Schlagworte sind Kommunikation, Struktur, Kultur und Performance. Doch dazu später.

Jetzt ist die Zeit für kritisches Hinterfragen

Wir können davon ausgehen, dass nicht alle Mitarbeiter:innen optimale Arbeitsbedingungen mit einem eigenen Büroraum, einer ruhigen ungestörten Umgebung und möglichst wenigen Ablenkungen in ihrem Zuhause vorfinden. Trotzdem reiben sich derzeit viele Strategieentscheider:innen die Hände, wenn sie die massive Kostenersparnis durch eine Umstellung der Firmen-struktur auf Teleworking betrachten und vertrauen darauf, dass die Arbeit im virtuellen Raum auch in Zukunft ein erfolgsversprechendes Modell sein wird. Frei nach dem Motto „Es hat die letzten Monate ja auch funktioniert“. Nur: Tun Führungskräfte alles, was es braucht, um eine derartige Umstellung langfristig mit Erfolgsgarantie durchzusetzen?

Worauf Sie bei der Umstellung auf digitale Führung achten müssen

Es sind aus unserer Sicht vor allem vier Schlagwörter, denen Sie besondere Beachtung bei der Implementierung von Home Office schenken müssen.

Die Pandemie mag Unternehmer:innen gezeigt haben, dass Telearbeit durchaus ein wirksamer Notfallplan ist, um Produktivität, Geschäftskontinuität und die Erhaltung von Arbeitsplätzen zu gewährleisten. Sie hat uns aber nicht gelehrt, wie die Umstellung auch langfristig erfolgreich sein kann. Virtuelles Arbeiten setzt eine gemeinsame Verantwortung und gemeinsames Engagement von Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen gleicher-maßen voraus. Das mag nach einer mehrmonatigen Testphase in Firmen mit durch-dachten und gut geölten Strukturen funktionieren, Unternehmen mit Verbesserungs-potenzial in Bezug auf Arbeitsbedingungen und  Führungsqualitäten aber, sollten sich vor der Implementierung eines derart fordernden Modells, wie dem Teleworking, intensiv mit der Verbesserungen festgefahrener Mängel auseinandersetzen.

Unser Tipp: Bevor Sie sich zu einer gänzlichen Umstellung auf virtuelles Arbeiten hinreißen lassen, überlegen Sie sich ein Modell mit freiwilligem anstatt verpflichtendem remote working. Bieten Sie Mitarbeiter:innen, die von sich aus gerne bei zu Hause arbeiten wollen, eine Möglichkeit dazu, zwingen Sie aber nicht gleich alle zum Auszug aus gewohnten Bürostrukturen. Immerhin arbeitet die zweite Hälfte der eingangs erwähnten befragten Personen lieber im klassischen Bürosetting.

Schaffen Sie also Strukturen, die bereits bekannte Risiken des remote working minimieren und ihre Belegschaft engagiert und motiviert. Gewähren Sie Ihren Mitarbeiter:innen ein Mitspracherecht bei der Gestaltung eines neuen Miteinanders, denn es gibt keine einzige nachhaltig erfolgreiche Unternehmensveränderung, die nicht auf participative Co-Creation gesetzt hat. Erfolg in remote working spaces beginnt da, wo es uns gelingt über physische Grenzen hinweg eine verbindende virtuelle Gemeinschaft zu schaffen.

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Tipps für effizientes und produktives Arbeiten im Home-Office

von Daniela Luschin für MagnoliaTree

Laut dem Marktforschungsinstitut Gallup stieg in den USA der Prozentsatz der erwerbstätigen Erwachsenen, die angaben, wegen des Coronavirus von zu Hause aus zu arbeiten, von 31% Mitte März auf 49% einige Tage später und auf 59% in der Woche danach. Seit Mitte April pendelte sich der Anteil der Heimarbeit bei 62% ein.

Kurz darauf befragte Gallup Fernarbeiter:innen nach ihren Präferenzen für die Zeit nach den Beschränkungen:

• 26% gaben an, wieder in ihr Büro oder an ihren Arbeitsplatz zurückkehren zu wollen
• 25% wollen aus Angst vor Infektionen lieber weiter von zu Hause aus arbeiten. Erst danach möchten sie an ihren regulären Arbeitsplatz zurück
• die verbleibende Hälfte aber gab an, dass sie auch weiterhin gerne von zu Hause aus arbeiten wollen würde [Quelle]

Dieses Ergebnis ist wenig überraschend, bringt das Arbeiten im trauten Heim durchaus  Vorteile mit sich:

• man spart Zeit, weil lange Fahrten ins und vom Büro wegfallen
• man spart vor allem auch Geld für Tank und/oder Fahrtickets
• man kann günstig zu Hause essen
• man kann wesentlich flexibler arbeiten
• man kann – sollte aber nicht (dazu später) – im Pyjama arbeiten

Doch wie so vieles im Leben hat auch das Arbeiten im Home-Office nicht nur Sonnen-, sondern auch Schattenseiten. Wer viel oder gar ausschließlich im Home-Office arbeitet, sollte sich daher einiges zu Herzen nehmen, damit der Outcome möglichst effizient und produktiv ist. 

5 MagnoliaTree-Tipps für erfolgreiches Arbeiten im Home-Office

1 Schaffen Sie sich eine optimale Arbeitsumgebung

Dieser Punkt ist einer der wichtigsten. Im Idealfall steht Ihnen ein eigener Raum als Büro zur Verfügung, aus dem Sie alles, was Sie von der Arbeit ablenken könnte, sofort entfernen sollten. Wenn ein eigener Raum für die Arbeiten von zu Hause nicht umsetzbar ist, schaffen Sie sich zumindest eine Ecke, die möglichst ruhig, hell, freundlich und – vielleicht durch einen Raumteiler – etwas abgetrennt vom restlichen Wohnraum ist.

Sparen Sie nicht an den Kosten für einen guten ergonomischen Bürostuhl, immerhin verbringen die meisten remote worker mehrere Stunden pro Tag sitzend bei der Arbeit. Ein schmerzender Rücken ist in Bezug auf produktives Arbeiten wenig dienlich. Dasselbe gilt für einen augenschonenden Monitor.

Halten Sie Ihren Arbeitsplatz auch unbedingt sauber. Man neigt im Home-Office schnell zu Nachlässigkeit. Immerhin gibt es keine begutachtenden und wertenden Blicke von Arbeitskolleg:innen und Vorgesetzten. Trotzdem, Berge aus Papierknäuel, unschöne Essensreste, Nagelzwicker oder gar ein Wäschekorb schaffen definitiv keine angenehme Arbeitsatmosphäre.

Auch wenn sich Ihr Kühlschrank vernachlässigt fühlen wird,
halten Sie sich während der Arbeitszeit fern von ihm!

Die größte Gefahrenquelle für von zu Hause Arbeitende sind die tückischen, in allen Winkeln des Heims lauernden Ablenkungen. Das sind die schmutzigen Fenster, die längst geputzt gehören, die Kinder, das leckere Stück Sachertorte im Kühlschrank, das Sie leise aber verführerisch rufen hören oder die Nachbarin, die Sie nur kurz mit Klatsch und Tratsch updaten möchte. Sie alle haben nur eine Absicht: Sie vom Arbeiten abzuhalten.

Sie müssen jedoch standhaft bleiben und sich hierfür eine klare Struktur schaffen. Bleiben Sie diszipliniert, verlegen Sie Ihren Arbeitsplatz in die ruhigste Ecke ihres Heims und vor allem weit weg vom gemeingefährlichen Kühlschrank! Seien Sie streng mit den Menschen in ihrer Umgebung. Viele meinen, wer von zu Hause arbeitet, hat auch immer Zeit. Freund:innen rufen um 10 Uhr vormittags an, die Nachbarin bittet darum, schnell mal bei der Reparatur der Waschmaschine zu helfen, das pubertierende Kind möchte unbedingt jetzt mit Ihnen über die Neuanschaffung einer Spielkonsole diskutieren … man ist ja schließlich zu Hause. Time Out! No Way! Setzen Sie klare Grenzen und klare Arbeitszeiten fest, und lassen Sie Ihre Umgebung wissen, dass Sie während dieser Zeit ausschließlich dann gestört werden dürfen, wenn Gefahr um Leib und Leben besteht.

3 Schaffen Sie sich einen Arbeitsplan

Wie bereits erwähnt, versuchen Sie sich auch zu Hause an möglichst feste Arbeitszeiten zu halten. Das macht es nicht nur einfacher Störenfriede in Zaum zu halten, es gibt Ihnen auch die notwendige Struktur, die man braucht, um effizient arbeiten zu können. Legen Sie sich tägliche Task-Listen zu und arbeiten Sie diese auch tatsächlich ab. Das Home-Office ist der denkbar schlechteste Platz zum Prokrastinieren. Stellen Sie bereits vor Arbeitsbeginn sicher, dass alles, was Sie für Ihre Arbeit benötigen, zur Verfügung steht. Streichen Sie nach und nach Punkte von der Liste, legen Sie sich auch eine Pausenstruktur zu und verlassen Sie Ihren Arbeitsplatz nur in den vorgegebenen Pausen. Und überziehen Sie Ihre Pausen nicht! Aber bitte machen Sie Pausen. Viele arbeiten durch, weil ja immer etwas zu tun ist und man gerne alles möglichst flott erledigt haben will. Regelmäßige Pausen sind nachweisbar wichtig, um konzentriert und produktiv arbeiten zu können. Wer keine Pause macht begünstigt Fehler, arbeitet langsam und ist einem hohen Stresspegel ausgesetzt.

Viele Teleworker schwören auf die Pomodoro-Technik, die eine gute Balance aus Arbeits- und Ruhephasen schafft (siehe Grafik). Verbringen Sie Ihre Pausen aber nicht vor dem Bildschirm (egal ob Handy oder Computer), gehen Sie kurz auf den Balkon, atmen Sie tief durch, strecken und bewegen Sie sich. (Zur Not können Sie auch das Fenster putzen, von dem Sie sich während des Arbeitens haben ablenken lassen.)

Hören Sie vor allem am Ende des Arbeitstages auf zu arbeiten, verschließen Sie Ihr Büro – zumindest symbolisch – und gehen Sie hinein in Ihr Privatleben.

4 Bleiben Sie sozial

Ja, die im Home-Office arbeitenden Menschen sind durchaus eine eigene Spezies, verlassen oft über Tage ihr Heim nicht, und wenn sie dann rauskommen, wirken sie oft wie verwilderte Eremiten, die seit Monaten kein Sonnenlicht mehr gesehen haben. Spricht man sie an, schrecken sie nicht selten zurück. Das Arbeiten im Home-Office kann einsam machen, gerade wenn man alleinstehend und/oder -erziehend ist. Wer im Großraumbüro arbeitet, wird selten einen Tag haben, an dem er nicht mit seiner/m Sitznachbar:in über dieses oder jenes plaudert. Diese, wenn auch meist kurzen und oberflächlichen, Kontakte sind für unsere mentale Gesundheit aber sehr wichtig. Da diese Kontakte nach außen im Home-Office fast gänzlich wegfallen, weil wir am Weg ins Büro nicht neben einer alten Damen sitzen, die uns freudig erzählt, dass sie auf dem Weg zu ihrem Enkel ist, weil uns die junge Praktikantin nicht verraten kann, dass sie sich am Wochenende frisch verliebt hat und weil wir uns mittags nicht mit unseren liebsten Arbeitskolleg:innen über den neuesten Tratsch unterhalten können, gilt es hier langfristig ein großes Manko auszumerzen.

Daher ist es besonders wichtig nicht nur per E-Mail mit Ihren Kolleg:innen, Kund:innen und Vorgesetzten zu kommunizieren, sondern Telefonate, Videocalls und immer wieder auch ganz reale Geschäftstreffen einzuplanen. Und bitte, nutzen Sie dabei die uns zur Verfügung stehende Technik! Videochats schlagen Telefonate um Längen, wenn es darum geht in Verbindung zu bleiben.

5 Bleiben Sie fit und legen Sie den Pyjama ab

Sie finden einen Mann im Pyjama auf der Straße befremdlich?
Wir finden, man sollte auch nicht im Pyjama arbeiten.

Wenn wir vom Frühstücks- zum Bürotisch gerade mal fünf Meter zurücklegen, laufen wir schnell auch Gefahr uns zu wenig zu bewegen. Bewegung aber ist nicht nur für unsere körperliche, sondern auch für unsere mentale Gesundheit von großer Bedeutung. Gerade Teleworker müssen Ihre Fitness im Auge behalten. Bewegen Sie sich – am besten in der freien Natur, denn auch die Luft am Weg vom Müsli zum Laptop ist nicht sonderlich frisch.

Wir kennen sie alle, die Bilder von zu Hause Arbeitenden: Männer und Frauen, die sich ab der Taille aufwärts für die Videokonferenz adrett zurecht machen, während alles darunter noch so wie im Bett ist. Wenn keine Videokonferenzen am Terminkalender stehen, bleibt auch die obere Körperhälfte im Schlabberlook. Sich nicht für die Arbeit zurecht machen zu müssen, mag verlockend klingen, aber glauben Sie uns, es macht einen Unterschied, ob Sie sich zur Arbeit anziehen oder nicht. Sie setzen damit eine klare (mentale) Grenze zwischen Arbeit und Freizeit und Schlaf. Und Rhythmus ist essenziell, wenn wir zu Hause arbeiten. Sich morgens unter der Dusche die Müdigkeit abzuwaschen und in ein Arbeitsoutfit zu werfen, stellt ein wichtiges Ritual dar, das für den Übergang von der privaten zur professionellen Person steht. Sie können getrost die ungemütlichen High Heels oder die viel zu einengende Krawatte weglassen, aber kommen Sie raus aus Ihrem Pyjama und kleiden Sie sich bitte wie ein:e verantwortungsvolle:r Erwachsene:r! 

Das Arbeiten im Home-Office wird auch nach durchgestandener Pandemie für viele aktuell bleiben. Für Unternehmer:innen sind von zu Hause arbeitende Mitarbeiter:innen mit entsprechend angepasstem virtuellen Führungskonzept eine interessante und kostengünstige Alternative, während Mitarbeiter:innen die Zeiteffizienz und Flexibilität dieses Modells zu schätzen wissen. Viele Selbständige setzen in Zeiten von steigenden Mieten schon lange auf die Arbeit im Home-Office. Erfolgreich sein wird dieses Konzept jedoch nur dann, wenn man sich im trauten Heim eine entsprechende Arbeitsstruktur und -moral zulegt.

Ohne Motivation und Disziplin geht es gerade zu Hause nicht lange gut.

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